9 kihagyhatatlan tipp a vendéglista elkészítéséhez

  #ötletek #vendéglista #előkészületek

Tervezni, majd szűkíteni a vendéglistát közel sem olyan mulatságos, mint tortákat kóstolni vagy ruhát próbálni, de ezekkel a tippekkel sokkal gördülékenyebben fog menni, mint gondolnád.

  1.       Döntsd el, hogyan lesz a lista felosztva- mielőtt pénzügyi segítséget fogadsz el!

Nem fogunk körtörfalazni: elkészíteni a vendéglistát nem egy egyszerű feladat, főleg, ha az egyik vagy pláne, ha mindkét fél szülei részt vesznek a tervezésben és a finanszírozásban. Ezért fontos, hogy lefektessétek az elvárásaitokat, mielőtt segítséget fogadtok el tőlük. Akkor is, ha magatoknak finanszírozzátok az esküvőt, jó ötlet leülni előtte és beszélni a vendéglistáról, hogy senkit ne érjen később meglepetés. Ha elfogadsz pénzt és költesz belőle, akkor már elkötelezettséget vállalsz, így okosabb költés előtt tárgyalni róla vagy akár visszautasítani azt.

Tipp: Tradícionálisan a pár kapja meg a vendéglista helyek felét a két szülő pár pedig egyenként a negyedét. Eszerint, ha 200 fős esküvőt terveztek, akkor ebből 100 vendégetek lenne a pároddal, a szüleid meghívhatnának 50 vendéget és a vőlegényed szülei is 50 vendéget írnának fel. A legdrámamentesebb megközelítés, ha legalább három felé osztjátok a vendéglista helyeit.

  1.       Használj egy kollaboratív rendszert a tervezéshez!

Rengeteg módja van a vedéglista összeírásának, de a legjobb, ha valami kollaboratív rendszert használtok, amelyhez mindenki, akit szeretnétek hozzáfér és szerkesztheti, vagy kommentálhatja valósidejűeg, így mindig a legfrisebb verziót fogjátok látni. Szintén jó, ha ugyanitt megvan mindenki kontakt információja egy helyen, így később, ha szükségetek lesz rá más eseményekhez (például évfordulós ünneplés, karácsonyi üdvözlőlap, vagy más összejövetel), akkor rögtön megtaláljátok.

Tipp: Egyetlen nevet se törölj ki, hogyha már bekerült a rendszerbe. Ha eljön az idő, akkor el tudod különíteni majd a biztos igeneket, a nemeket és a talánokat egymással színkódokkal vagy szekcióra bontással. Előfordulhat, hogy később kiderül, hogy mégis van pár szabad férőhely, de ha kitörlöd a neveket, akkor ötleted se lesz, hogy kit is akartál még elhívni.

  1.       Tervezd meg az álomlistádat!

Amikor elkezded összeírni a vendéglistát, akkor jegyezz le minden nevet, akit csak el tudnál képzelni az esküvődön, kezdve a régi táboros barátoktól egészen a vicces harmad-unokatestvérig, akivel egyszer találkoztál egy családi ebéden. Ennél a résznél, most az egyszer ne is foglalkozz a pénzkerettel vagy a férőhellyel! Később úgy is kell majd rajta igazítanod, de most az a fontos, hogy gondolkodj nagyban!

Tipp: Ha később vérszemet kapnál és több ember van a vendéglistán, mint a férőhely, akkor térj vissza az álomlistádhoz és használd validálásra. Aki soha nem is volt rajta az álomlistádon, akkor tényleg olyan fontos most elhívni mégis az esküvődre?

  1.       Legyél reális a vendégek számával kapcsolatban, hogy később ne okozzon stresszt!

Számokat kőbe vésni az esküvőddel kapcsolatban nem a legpompásabb érzés, de van egy számjegy, amelyet tényleg nem tudsz elkerülni: a véndégek száma. A pénzkereted és a helyszín befogadóképessége a két legfontosabb szempont, amit figyelembe kell venned a döntés meghozásakor. Minden egyes vendég, akit hozzáadsz a listához, plusz egy menüt, egy bérelni szükséges széket és adaggal több tortát is jelent. Ha egy olyan számot választasz, ami nagyobb, mint a hely befogadóképessége, akkor minden egyes válasznál visszafogott lélegzettel fogsz izgulni mi áll benne. Sokkal jobban jársz, ha a vendégek számát a szerényebb oldalon tartod. Ha végül lesz fölösleges pénzetek, vagy több hellyel végzel, akkor később mindig lesz még lehetőség plusz meghívottakat hozzáadni.

Tipp: Tegyél magadnak egy szívességet és próbálj meg játszani a büdzsével, nézd meg, hogy egy ember hozzáadása vagy levétele a listáról mennyi költséget jelent összesen mindent beleszámolva!

  1.       Állíts fel pár szabályt a listáról való lehúzáshoz és tartsd is magad hozzá!

Itt az ideje visszatérni a valóságba és elkezdeni megvagdosni azt az álom vendéglistát, amíg el nem érsz a valódi számodhoz. A legegyszerűbb módszere, ha felállítasz pár szabályt hozzá és be is tartod őket. Igérjük, hogy egyszerűbb lesz hosszútávon és megóvod magad pár lehetséges drámától.

De, hogy milyen szabályokra is gondolunk?

Íme hozzá néhány példa:

  1.  Szabály: ha egyikőtök se találkozott még vele, vagy hallotta volna a nevét korábban, akkor ne hívjátok meg.
  2. Szabály: Nem vagy elragadtatva az ötlettől, hogy gyerekek rohangáljanak az esküvődön? Ne érezd rosszul magad miatta és tartsatok egy csak-felnőttek-esküvőt.
  3. Szabály: Ha egyikőtök sem beszélt vele az elmúlt három évben és nem rokonotok, akkor ne hívjátok meg.
  4. Szabály: Ha valaki azért van a listán, hogy ne legyen bűntudatod (például ő elhívott az esküvőjére vagy sok embernek barátja a vendéglistádról), akkor ne hívd el.

Tipp: Sok horrorsztorit hallotunk már a vendéglistákról, úgyhogy tapasztalatból mondhatjuk, hogy az egyik legjobb módszer a könnyed vendéglista összeállításra, hogyha fair vagy. Ha valakit levennél a szüleid vagy anyósodék listájáról, akkor vegyél le egyet a sajátodról is.

  1.       Készíts egy A és B listát is!

Igérjük, köztünk marad a kis titkod. Két listát tartani egy csodálatos módszer arra, hogy minél több vendéget hívhass el anélkül, hogy a büdzséden növelni kéne, vagy új helyszínt választani a befogadóképessége miatt. Íme hogy működik: az A listán van mindaz, aki nélkül elképzelhetetlen, hogy férjhez menj, mint például a szüleid és a közeli barátaid. Ők fogják megkapni az első körös meghívóitokat. A B listádra pedig olyanokat tegyél, akiket tényleg nagyon szeretnél meghívni, szóval jól válogasd meg őket! Amikor elkezded megkapni a válaszokat a meghívódra és lesz köztük benne elutasítás, akkor elkezdheted kiküldeni a meghívót a B listán szereplő vendégeknek, természetesen fontossági sorrendben.

Tipp: Ha a B listádnak az esküvőhöz túl közel küldöd a meghívót, például 1-2 héttel előtte, akkor ezzel azt is sugallhatod, hogy ők csak második választás. Tedd úgy, hogy ne legyen egyértelmű. Küldd el az A listának a meghívót 10 héttel az esküvő előtt, ami kicsit korainak tűnhet, de így lesz lehetőséged elküldeni a B listádnak a második körös meghívót az esküvő előtt 8 héttel. Ne felejts el egy második körös válaszadó kártyát nyomtatni, amelyen a határidőt kicsit kijjebb tolod (olyan meghívót küldeni, amin a határidő a meghívó megérkezése előtt van egyértelmű B listás helyzetre ad okot következtetni).

  1.       Legyen rajta  a meghívott neve is a válaszadó kártyán!

Nem a te esküvőd lenne az első, ahol a meghívott a válaszadási kártyán több sorba írja a neveket, vagy egy sort megtölt több névvel, ami amúgy egy személyre szólt. A módszer ennek elkerülésére, ha rá van nyomtatva a meghívott neve a kártyára. Tegyél így és szinte lehetetlen lesz rádkényszeríteni kártyákkal a plusz személyek meghívását.

Tipp: Ha még így is lesz plusz név a kártyán, akkor az lehet amiatt is, mert a vendéged nem ismeri ennek a protokollját. Szóval semmiképpen ne vedd magadra a dolgot. Ehelyett hívd fel és udvariasan mondd el neki, hogy mindenkit óriási örömmel látnál, de sajnos a férőhelyek és a büdzsé szűkös, így egyszerűen nem tudod megoldani.

  1.       Ne engedd a szülőket, hogy uralkodjanak felettetek!

Állíts fel határokat és tartsd magad hozzá. A nap végén mégiscsak a te esküvődről van szó. Ha a pénz a gond, akkor egyszerűen adjon bele annyi pluszt az, aki fel szeretne még valakit írni a meghívottak listájára. Ha az anyukád ragaszkodik hozzá, hogy az egész spinning klubbot meghívja, akkor azt vagy a te vagy a vőlegényed családja fogja megsínyleni. Először próbálj meg kompromisszumot teremteni. Miért ne hívnátok meg elsőre csak egyet és a többieket a B listára tenni. Ha nem működik, te akkor is megpróbáltad. Nem lesz egyszerű, de állítsd fel azokat a határokat, különben csak úgy záporozni fognak az új meghívó kérések.

Tipp: Minden nehéz beszélgetést személyesen tegyetek meg. Biztosra kell menned, hogy a jó jelzéseket küldöd és amikor az érzelem is fontos szerepet játszik, akkor fontos hogy lássák és hallják a te nézőpontodat is.

  1.       Kerüld el az utolsó pillanatos felírásokat!

Függetlenül attól, hogy te vagy ismerőseid terjesztették esküvőt hírét, szinte elkerülhetetlen, hogy kapj majd egy-két megjegyzést arról, hogy mennyire izgatottak az esküvődet illetően, olyanoktól, akiket nem is biztos, hogy el szeretnél hívni. Abban a pillanatban a legkönnyebb útnak tűnhet a válasz, hogy Te is alig várod. De, ha így teszel, akkor muszáj lesz a listához adnod őket, vagy később egy nagyon kellemetlen beszélgetésben fogsz részesülni arról, hogy hitegetted őket. A legjobb, amit tehetsz, hogyha leszögezed, hogy még nincsenek meg a részletek és a férőhelyek száma sajnos.

Tipp: Készülj fel előre a kellemetlen beszélgetésekre egy válasszal. Például olyasmivel, hogy természetesen mindenkit szeretnénk meghívni, de sajnos nagyon kicsi helyszínt választottunk, mert a költségvetésünk nem engedett nagyobbat. Majd ezután tereld a beszélgetést egy teljesen más témára.